Skip to main content
home-page

Uitvoering

1.   Communicatie en werving

Een burgerbegroting staat of valt met de burgers die eraan deelnemen. Om de burgerbegroting een zekere legitimiteit te geven moet er niet enkel voldoende mensen aan deelnemen, het is ook essentieel dat er voldoende diversiteit is tussen de deelnemers en dat verschillende stemmen die in een gemeente aanwezig zijn, ook gehoord worden in de burgerbegroting. Communicatie en werving zijn dus essentieel. Verschillende groepen worden op verschillende manieren bereikt. Een goede communicatie- en wervingsstrategie bevat minstens de volgende stappen:

  • Een overzicht van de verschillende doelgroepen in de gemeente
  • Wervings- en communicatiestrategie voor elk van deze doelgroepen
  • Ontwerpen en maken van communicatiemateriaal (online en offline)
  • Uitvoering en bijsturing van wervings-en communicatiestrategie

2. Eerste beslissingsronde over thema’s, budgetten, …

Afhankelijk van het procesdesigne zijn er verschillende beslissingsrondes, ook al voor er projecten zijn ingediend. Deze rondes kunnen bijvoorbeeld gaan over thema’s waarover de burgerbegroting moet gaan of het verdelen van budgetten over verschillende thema’s. Elke beslissingsronde kan bestaan uit online activiteiten, offline bijeenkomsten of een combinatie van beide.

Voor offline bijeenkomsten, zowel in deze fase als in alle volgende, is het belangrijk om rekening te houden met verschillende zaken:

  • Ontwerp van de meeting: hoe stimuleer je maximaal uitwisseling van ideeën, welke informatie voorzie je en op welke manier, hoe komen deelnemers tot een beslissing? Welke voorbereidingen en materiaal zijn er nodig? Hoe zorg je ervoor dat bijeenkomsten voldoende laagdrempelig en toegankelijk zijn?
  • Facilitatie en moderatie zijn cruciaal bij offline meetings: Wie neemt deze rol op? Hoe verloopt de begeleiding van de deelnemers?
  • Timing en locatie in functie van het bereiken van zoveel mogelijk (verschillende) deelnemers

Voor de online meetings kan samengewerkt worden met een digitale partner om een tool op te zetten. De gemeente staat dan in nauw overleg en moet zorgen dat alle informatie beschikbaar is. Ook bij online burgerbegrotingactiviteiten zijn er aspecten waar je als gemeente rekening mee moet houden:

  • Het ontwerp. Hoe zorg je ervoor dat deelnemers doen wat je van hen verwacht zonder dat ze eerste ellenlange teksten moeten lezen?
  • Inclusie. Hoe zorg je ook online dat voldoende mensen kunnen deelnemen, ook zij die minder digitale vaardigheden hebben? Welke ondersteuning kan je hen bieden.
  • Welke afweging maak je tussen privacy, toegankelijkheid en fraudegevoeligheid?

3.   Projectoproep (online/offline)

Bij de meeste burgerbegrotingen is er een moment dat burgers zelf ideeën mogen geven of projecten mogen indienen. Dit kan zowel online als offline en individueel of in groep. Het voordeel van deliberatie toe te voegen in deze stap is dat ideeën of projecten al vanuit verschillende invalshoeken bekeken zijn, wat de kwaliteit kan verhogen.  Belangrijk is steeds dat heel duidelijk wordt gecommuniceerd aan welke criteria deze projecten moeten voldoen. Op die manier kan ook op de meest transparante manier worden teruggekoppeld als projecten niet voldoen.

Een cruciale afweging is deze tussen de toegankelijkheid om een idee in te dienen en hoe uitgewerkt een idee al moet zijn. Wanneer aan burgers een dossier wordt gevraagd vergelijkbaar met de aanvraag voor een subsidie is de kans groot dat velen gaan afhaken. Bovendien speelt ook de onzekerheid of een idee het uiteindelijk zal halen mee in de overweging over hoeveel werk er op voorhand al moet ingestoken worden. Omgekeerd is er wanneer er heel weinig informatie wordt gevraagd, achteraf nog heel veel werk om in overleg met de indieners van deze ideeën goede projecten te maken.

4. Screening van ideeën

Alle ideeën moeten die binnenkomen moeten gescreend worden en er moet worden bekeken of ze wel voldoen aan de vooropgestelde criteria. Dit gebeurt meestal intern in de gemeente waarbij de verschillende betrokken departementen en diensten betrokken worden omwille van hun specifieke expertise. Belangrijk is dat deze stap transparant gebeurt en dat er voor ideeën die niet aan de criteria voldoen duidelijk wordt teruggekoppeld waarom deze niet mogelijk binnen de burgerbegroting. Deze stap hoeft niet van de eerste keer definitief te zijn. Er kan samen met de indieners van projecten gekeken worden wat een project nodig heeft om wel binnen de criteria te vallen.

5. Reductie van aantal ideeën

Soms wordt ervoor gekozen om het aantal projecten om over te stemmen wordt gereduceerd, vaak omwille van de haalbaarheid voor deelnemers om al deze projecten te bestuderen.

Vanuit het oogpunt van transparantie is dit vaak een moeilijke stap. Er worden namelijk projecten die wel aan de criteria voldoen, toch niet ter stemming voorgelegd. En dus gebeurt hier een belangrijke stap in het beslissingsproces zonder dat (alle)burgers hieraan kunnen deelnemen. Dit kan voor frustratie zorgen bij indieners van projecten. Belangrijk is dus om te kijken of er ook andere mogelijkheden zijn om de veelheid van projecten behapbaar te maken. Dit kan door verschillende stemrondes per thema of per wijk, online platformen waarin je gemakkelijk en gestructureerd kan zoeken naar projecten, beknopte korte samenvattingen naast de uitgebreidere projectbeschrijving, …

Als het toch nodig is om een reductie van ideeën door te voeren is het belangrijk om op voorhand te communiceren door wie dit gebeurt en op basis van welke criteria zodat indieners hiermee rekening kunnen houden. Ook feedback achteraf is cruciaal.

Deze reductie van ideeën gebeurt meestal door politici, ambtenaren, een jury van experten, een panel van bewoners of een samengesteld panel met verschillende van deze groepen. Cruciaal is om deze stap zo te ontwerpen dat dit maximaal uitlegbaar is aan de projecten die afvallen en mogelijk lobbywerk naar dit panel zoveel mogelijk kan worden verminderd.

6. Stemmen/beslissen over projecten (online/offline)

Het stemmen op of kiezen voor ideeën gebeurt altijd door burgers, in sommige gevallen aangevuld met een jury van experten. Bijna altijd is deze stap beslissend in die zin dat de gemeente zich bereid heeft verklaard om de projecten die gekozen worden ook uit te voeren of te financieren zodat burgers deze zelf kunnen uitvoeren. Projecten die niet wenselijk zijn voor de gemeente zouden er op basis van de criteria al moeten uitgefilterd zijn, waardoor de gemeente het engagement kan aangaan om alle gekozen projecten uit te voeren.

Er zijn bijna evenveel manieren om tot deze beslissing te komen als er burgerbegrotingen zijn. In de verschillende cases komen al verschillende manieren aan bod. Ook deze stap kan online en offline, individueel of door deliberatie, of een combinatie van deze aspecten. De juiste manier is afhankelijk van de doelstellingen en wordt bepaald in het procesdesign.

Voor de offline meetings en het online stemmen gelden dezelfde aandachtspunten als in de eerdere beslissingsrondes.

7. Uitvoering van de projecten

Afhankelijk van de burgerbegroting gebeurt de uitvoering van de projecten door de gemeente of door de burgers zelf (of een combinatie). Uiteraard speelt de aard van de projecten hierbij ook een belangrijke rol. In beide gevallen is timing erg belangrijk. Best is er op voorhand een duidelijke timing afgesproken waarbinnen de projecten worden uitgevoerd. Als de uitvoering te lang op zich laat wachten verliezen deelnemers vertrouwen in het proces. Bovendien zijn uitgevoerde projecten de beste reclame voor eventuele volgende edities.

Als burgers de projecten zelf gaan uitvoeren, heeft de gemeente nog steeds een belangrijke rol in de opvolging hiervan. Er moet samen met burgers afspraken gemaakt worden over de concrete modaliteiten, timing, mijlpalen, uitbetaling,…

Als gemeenten de projecten zelf gaan uitvoeren, verdient het de aanbeveling om dit in nauw overleg te doen met de deelnemers die het idee hebben ingediend en te kijken waar zij betrokken kunnen worden.